е-услуги КазНУ им.аль-Фараби

Проект «e-услуги КазНУ им. Аль-Фараби»

 

Целью разработки проекта «е-услуг» является автоматизация деятельности Центра обслуживания студентов (ЦОС), направленная на обеспечение быстрого и качественного обслуживания студентов и ППС. В рамках стратегии развития ЦОС, ориентированного на переход к технологии личностно-ориентированного сервиса с применением современных решений ИКТ, было принято решение перевести ряд услуг по учебному процессу в электронный вид обслуживания.

Основное ядро – администрирование услуг ИС «Univer»: регистрация заявки, мониторинг, логистика, согласование, формирование и регистрация управляющих документов, хранение, отчетность, архивирование.

Магистральная среда: СЭД «Directum»: согласование документа (по всему маршруту), возврат подтверждающего уведомления и отпечатка подписанного документа в ИС «Univer», регистрация реестров документов, хранение, отчетность, архивирование.

О проекте:

 Стратегия развития — ориентирована на переход к технологии личностно-ориентированного сервиса с применением современных решений ИКТ.

Проект «е-услуги» представляет собой новый этап программы информатизации Казахского национального университета им.аль-Фараби с применением личностно-ориентированного сервиса.

Цель проекта – оптимизация организации бизнес-процессов учебной деятельности путем перехода к предоставлению услуг в электронном формате, от регистрации до получения выходной формы документа.

 

         Модель работы:

Владельцы бизнес-процессов:

  • Офис-студента
  • Офис-регистратора
  • Департамент международного сотрудничества

Администратор документационного обеспечения:

  • Центр обслуживания студентов

Унификация процессов:

  • Схема унификации:
    • Два маршрута рассмотрения услуг:
      • Параллельный: при поступлении заявления, автоматически формируется приказ
      • Последовательный: заявление рассматривается отдельно, при положительном рассмотрении заявление, запускается процесс издания приказа, до издания приказа происходит очная проверка отдельных видов документов (например, финансового отчета)
    • Уникальная регистрация выходных форм услуг (заявления, приказ, справки):
      • Номер документа регистрируется в журнале электронной документации;
      • На выходную форму документа печается QR-код документа и уникальный номер;
    • Результат оптимизации:
      • Сокращение времени рассмотрения заявки услуг получателей
      • Оптимизация процедур согласования документов

Выходные формы документов.

  1. Определены выходные формы документов:
    1. Шаблоны заявлений.
    2. Категории приказов для электронных услуг (приказ о восстановлении ранее отчисленных, приказ на изменение персональных данных, приказ о командировании, приказ об уходе в академический отпуск, приказ о переводе внутри вуза, распоряжения по ликвидации академической задолженности).
    3. Для каждого электронного документа определен маршрут в СЭД, с листом согласования, в который будет внесена информация по итогам согласования и утверждения, и данный лист согласования будет отправлен на хранения в ИС «Univer».
    4. Каждый выходной документ будет подписан QR-кодом, а также иметь регистрационный номер.
  2. Разработан конструктор создания/редактирования маршрутов по шагам, а также функционал редактирования шаблонов выходных документов.
  3. Определена собственная система регистрации электронных документов заявления, приказы, справки (отдельный журнал, собственный номер).

SNIPAI

Рисунок 1  — Модель предоставления электронных услуг
по принципу «одна регистрация, одно окно»

  1. Описание интеграционной модели «е-услуг»
  • Для студентов КазНУ электронные услуги доступны в личном кабинете ИС «UNIVER». Для доступа к личному кабинету требуется аутентификация пользователей по логину и паролю.
  • Система управления учебным процессом «UNIVER» интегрирована с системой электронного документооборота «DIRECTUM» на уровне импорта/экспорта данных через обменные форматы.

Взаимодействие систем:

  • Взаимодействие системы » UNIVER » с СЭД «DIRECTUM»

 

ИС «UNIVER»

  • проверяет значения заполненных данных, на предмет соответствия;
  • транспортирует пакет документов внутри системы для согласования и внесения резолюций проверяющих;
  • формирует заявки с полным пакетом документов и справкой по согласованию для движения документов по маршруту согласования в СЭД и передает пакет в СЭД.

 

СЭД «DIRECTUM»

  • направляет заявку по маршруту;
  • все участники согласующей стороны должны либо подписать, либо отклонить с указанием причины отклонения;
  • передача пакета и листа согласования в ИС «Univer».

 

ИС «UNIVER»

  • инициаторы процесса получают уведомление о подписанных заявках;
  • выполняют работу в системе согласно процедуре предоставления услуги;
  • передает полный отчет о рассмотрении заявки, и подготовке приказа в виде истории действий в личный кабинет обучающегося.

 

  1. Список автоматизированных электронных услуг

На сегодня были созданы и запущены в работу следующие виды электронных услуг:

  1. Внешняя краткосрочная АМ
  2. Внешняя долгосрочная АМ
  3. Возврат из академического отпуска
  4. Возврат студентов по АМ (долгосрочная)
  5. Возврат студентов по АМ (краткосрочная)
  6. Изменение персональных данных
  7. Отчисление
  8. Перевод внутри ВУЗа
  9. Продление академического отпуска
  10. Уход в академический отпуск