Проект "e-услуги КазНУ им. Аль-Фараби"
Целью разработки проекта «е-услуг» является автоматизация деятельности Центра обслуживания студентов (ЦОС), направленная на обеспечение быстрого и качественного обслуживания студентов и ППС. В рамках стратегии развития ЦОС, ориентированного на переход к технологии личностно-ориентированного сервиса с применением современных решений ИКТ, было принято решение перевести ряд услуг по учебному процессу в электронный вид обслуживания.
Основное ядро – администрирование услуг ИС «Univer»: регистрация заявки, мониторинг, логистика, согласование, формирование и регистрация управляющих документов, хранение, отчетность, архивирование.
Магистральная среда: СЭД «Directum»: согласование документа (по всему маршруту), возврат подтверждающего уведомления и отпечатка подписанного документа в ИС «Univer», регистрация реестров документов, хранение, отчетность, архивирование.
О проекте:
Стратегия развития - ориентирована на переход к технологии личностно-ориентированного сервиса с применением современных решений ИКТ.
Проект «е-услуги» представляет собой новый этап программы информатизации Казахского национального университета им.аль-Фараби с применением личностно-ориентированного сервиса.
Цель проекта – оптимизация организации бизнес-процессов учебной деятельности путем перехода к предоставлению услуг в электронном формате, от регистрации до получения выходной формы документа.
Модель работы:
Владельцы бизнес-процессов:
- Офис-студента
- Офис-регистратора
- Департамент международного сотрудничества
- Центр обслуживания студентов
-
Схема унификации:
- Два маршрута рассмотрения услуг:
- Параллельный: при поступлении заявления, автоматически формируется приказ
- Последовательный: заявление рассматривается отдельно, при положительном рассмотрении заявление, запускается процесс издания приказа, до издания приказа происходит очная проверка отдельных видов документов (например, финансового отчета)
- Уникальная регистрация выходных форм услуг (заявления, приказ, справки):
- Номер документа регистрируется в журнале электронной документации;
- На выходную форму документа печается QR-код документа и уникальный номер;
- Результат оптимизации:
- Сокращение времени рассмотрения заявки услуг получателей
- Оптимизация процедур согласования документов
- Два маршрута рассмотрения услуг:
Выходные формы документов.
-
Определены выходные формы документов:
- Шаблоны заявлений.
- Категории приказов для электронных услуг (приказ о восстановлении ранее отчисленных, приказ на изменение персональных данных, приказ о командировании, приказ об уходе в академический отпуск, приказ о переводе внутри вуза, распоряжения по ликвидации академической задолженности).
- Для каждого электронного документа определен маршрут в СЭД, с листом согласования, в который будет внесена информация по итогам согласования и утверждения, и данный лист согласования будет отправлен на хранения в ИС «Univer».
- Каждый выходной документ будет подписан QR-кодом, а также иметь регистрационный номер.
- Разработан конструктор создания/редактирования маршрутов по шагам, а также функционал редактирования шаблонов выходных документов.
- Определена собственная система регистрации электронных документов заявления, приказы, справки (отдельный журнал, собственный номер).
Рисунок 1 - Модель предоставления электронных услуг по принципу «одна регистрация, одно окно»
- Описание интеграционной модели «е-услуг»
- Для студентов КазНУ электронные услуги доступны в личном кабинете ИС «UNIVER». Для доступа к личному кабинету требуется аутентификация пользователей по логину и паролю.
- Система управления учебным процессом «UNIVER» интегрирована с системой электронного документооборота «DIRECTUM» на уровне импорта/экспорта данных через обменные форматы.
Взаимодействие систем:
- Взаимодействие системы " UNIVER " с СЭД «DIRECTUM»
ИС «UNIVER»
- проверяет значения заполненных данных, на предмет соответствия;
- транспортирует пакет документов внутри системы для согласования и внесения резолюций проверяющих;
- формирует заявки с полным пакетом документов и справкой по согласованию для движения документов по маршруту согласования в СЭД и передает пакет в СЭД.
СЭД «DIRECTUM»
-
направляет заявку по маршруту;
- все участники согласующей стороны должны либо подписать, либо отклонить с указанием причины отклонения;
- передача пакета и листа согласования в ИС «Univer».
ИС «UNIVER»
- инициаторы процесса получают уведомление о подписанных заявках;
- выполняют работу в системе согласно процедуре предоставления услуги;
- передает полный отчет о рассмотрении заявки, и подготовке приказа в виде истории действий в личный кабинет обучающегося.
- Список автоматизированных электронных услуг
На сегодня были созданы и запущены в работу следующие виды электронных услуг:
- Внешняя краткосрочная АМ
- Внешняя долгосрочная АМ
- Возврат из академического отпуска
- Возврат студентов по АМ (долгосрочная)
- Возврат студентов по АМ (краткосрочная)
- Изменение персональных данных
- Отчисление
- Перевод внутри ВУЗа
- Продление академического отпуска
- Уход в академический отпуск